Автоматическое заполнение и рассылка дипломов при помощи дополнения Google таблиц

Автор: Яровая Полина Дмитриевна

Организация: ГБУДО ЦРТДиЮ НО

Населенный пункт: Нижегородская область, г. Нижний Новгород

Сотрудникам государственного бюджетного учреждения дополнительного образования «Центр развития творчества детей и юношества», как организаторам этапов всероссийских и областных конкурсов практически ежедневно приходится сталкиваться с заполнением наградной документации – свидетельств, сертификатов и дипломов. Эти документы подтверждают участие, призовые места и победы педагогов, например, в конкурсах профессионального мастерства, а обучающихся – во всевозможных мероприятиях и соревнованиях.

Участие в любом конкурсном испытании сопровождается выдачей соответствующего свидетельства, которое пополнит портфолио и принесет дополнительные баллы при его оценке. Педагогам дополнительного образования, педагогам-организаторам и методистам эти баллы пригодятся при аттестации на первую или высшую квалификационную категорию. Детям – для успешного прохождения конкурсных отборов на учебно-интенсивные сборы или при поступлении в ВУЗ.

Учитывая важность документов, подтверждающих участие, как для портфолио педагога, так и обучающегося, в диплом вносятся максимально полные данные:

• Фамилия, имя, отчество;
• Муниципалитет;
• Полное название учреждения;
• Должность;
• Номинация и т.д

Иногда дипломы требуется заполнить и распечатать для официальной церемонии награждения, а порой их нужно разослать адресатам на электронные почты. И когда речь заходит о количестве участников мероприятия более пятидесяти, то возникает необходимость в автоматизации процесса подстановки данных в свидетельства и их автоматической рассылке, так как работа это кропотливая, долгая и не самая интересная.

При помощи бесплатного расширения AutoCrat для Google таблиц и некоторой предварительной подготовки данных можно ускорить и облегчить процесс заполнения дипломов. Дополнение к таблицам AutoCrat позволит автоматически заполнять шаблоны документов и рассылать их в формате .pdf по электронной почте, используя данные, предварительно указанные в таблице.

Чтобы воспользоваться этим функционалом, нужен Google аккаунт – почта с доменом gmail.com и стабильный интернет.

Прежде чем приступить к подстановке данных дополнением, нужно подготовить следующие файлы:

• Шаблон диплома в формате .jpg (с пустыми строками для вариативных данных);
• Вставить шаблон диплома в Google презентацию и специальным образом подготовить поля для вставки данных;
• Скопировать данные участников мероприятия в Google таблицы (ФИО, название учреждения, электронную почту для рассылки и т.д.)
• Установить расширение AutoCrat в таблице и настроить его под свои задачи.

Подробную пошаговую инструкцию со скриншотами можно посмотреть и скачать по ссылке: https://disk.yandex.ru/i/lm8XkJWkRnhAIw.

После того, как все необходимые настройки будут завершены, можно запускать работу дополнения. В течении некоторого времени, продолжительность которого зависит от количества строк в таблице – получателей документа, будут формироваться заполненные дипломы. Таблица несколько поменяет свой внешний вид – добавятся новые колонки, в которых будут отображаться созданные ссылки на дипломы и информация об успешной рассылке на почты участников. Каждый адресат получит полноценное письмо с темой, текстовым описанием повода рассылки и уникальным вложением – дипломом, подписанным его ФИО. Дополнительно все созданные дипломы будут сохранены в папке на диске организатора рассылки.

Используя дополнение Google таблиц AutoCrat при заполнении дипломов, можно снизить влияние человеческого фактора и избежать следующих проблем:

• Опечатки в персональных данных;
• Неправильно скопированное название учреждения или должности участника;
• Неформатный шрифт данных, а также его цвет и размер.

Но и при использовании плагина могут возникнуть дополнительные трудности, если предварительно не проверить шаблон для подстановки:

• При выборе слишком крупного размера шрифта длинные данные ФИО могут переноситься на новую строку и наслаиваться на текст, размещённый ниже;
• При использовании автоматической рассылки и обнаружении ошибки в дипломе, придется осуществить повторную рассылку.

Эти недочеты легко исправить, если заранее проверить работу заполнения таблицы на тестовом дипломе – использовать в качестве примера сочетание самых длинных данных Фамилии Имени Отчества, должности и т.д. Тогда итоговые варианты документов для рассылки будут идеальными.

Таким образом, можно частично автоматизировать задачи организаторов массовых конкурсов любых уровней – часть скучной, но такой важной работы делегировать плагину Google таблиц и использовать своё рабочее время более эффективно.

 

Литература

1. Как найти и установить приложение из каталога Marketplace. – URL: https://support.google.com/marketplace/answer/6067029?hl=ru&visit_id=638521482471862057-2086904862&p=editors-choice&rd=1#editors-choice (дата обращения 01.04.2024). – Текст: электронный

Опубликовано: 23.11.2024