Эффективные практики преподавания делопроизводства на примере учебной практики в Успенском техникуме механизации и профессиональных технологий

Автор: Шеремет Елена Николаевна

Организация: ГБПОУ КК УТМиПТ

Населенный пункт: Краснодарский край, с. Успенское

Современное общество предъявляет высокие требования к уровню подготовки выпускников средних профессиональных образовательных учреждений. Именно активные методы обеспечивают лучшее понимание материала, повышают заинтересованность студентов, формируют способность самостоятельно находить решения в нестандартных ситуациях.

Среди инновационных методов выделяю и использую в своей работе:

Кейс-технология (решение конкретных практических задач).

Игровые технологии (деловые игры, моделирование ситуаций).

          

Основными показателями успешности освоения дисциплины для меня —служат итоговые показатели успеваемости,

—прохождение государственных экзаменов,

—защита выпускных квалификационных работ.

Дополнительно учитываю удовлетворенность студентов качеством обучения, отзывы работодателей о подготовке молодых специалистов.

        

Кратко остановлюсь на каждом методе.

Что такое кейс-технологии?

Кейс-технология — это современный метод обучения, заключающийся в анализе конкретной жизненной или производственной ситуации (кейса), предложенного преподавателем, и поиске оптимального решения. Этот метод развивает у студентов навыки анализа, принятия решений, аргументации и формирует готовность к решению сложных профессиональных задач.

Преимущества кейс-технологий в обучении делопроизводству:

—Формирование профессиональных компетенций. Моделируются реальные жизненные ситуации, приближённые к профессиональной деятельности, позволяя приобрести необходимые навыки и опыт.

—Развитие аналитических способностей. Решение кейса заставляет студентов глубоко анализировать ситуацию, оценивать риски и последствия принимаемых решений.

—Стимулирование активного участия студентов. Учащиеся принимают непосредственное участие в дискуссиях, обсуждают варианты решений, развивая коммуникативные навыки и ответственность.

—Создание интереса к изучаемому предмету. Примеры реальных жизненных ситуаций делают обучение увлекательным и значимым для будущих специалистов.

Как же организовать кейс-обучение в делопроизводстве?

Рассмотрим этапы организации кейс-обучения:

—Подбор и разработка кейса. Определяю ситуация, близкую к реальной практике делопроизводства, составляю описание кейса, включающее проблему и дополнительные данные.

—Ознакомление студентов с ситуацией. Студентам предлагаю ознакомиться с материалами кейса, проанализировать имеющиеся факты и подготовить собственное мнение.

—Обсуждение и принятие решений. Провожу коллективное обсуждение, обучающиеся предлагают возможные варианты решений, обосновывают их достоинства и недостатки.

—Анализ ошибок и рекомендаций. Подвожу итоги, выделяя правильные и неправильные подходы, даю советы по улучшению решений.

 

Рассмотрим пример кейса: Неправильное оформление реквизитов документа.

Описание ситуации:

Отделом кадров было составлено заявление на предоставление отпуска сотруднику. Но при оформлении были допущены ошибки в реквизитах документа: неверно указано название организации, должность сотрудника и дата составления документа. Документ отправлен на подпись руководителю, однако ошибка была обнаружена позже.

Задача для студентов:

Какие действия следует предпринять сотруднику отдела кадров, обнаружившему ошибку? Нужно ли переоформлять документ заново или достаточно внести исправления? Какой порядок внесения изменений предусмотрен нормами делопроизводства

 

Следующий метод —моделирование ситуаций — это форма обучения, основанная на создании искусственно смоделированных обстоятельств, близких к реальности. Применяется для развития навыков, необходимых в профессиональной деятельности, тренировки алгоритмов поведения в сложных ситуациях, воспитания инициативности и ответственности.

Этапы моделирования ситуаций:

1. Постановка цели: определяю конкретные задачи, которые предстоит решить в результате моделирования.

2. Выбор типа ситуации: определяю характер предстоящего события (пример: конфликт, переговоры, принятие решения).

3. Создание сценария: детально прописываю ход событий, роли участников, ожидаемый результат.

4. Проведение упражнения: участники выполняют отведенные им роли, решая возникающие задачи.

5. Анализ результатов: провожу рефлексию и разбор ошибок, подчеркиваю сильные стороны участников, определяю направления дальнейшего улучшения.

Наиболее распространенными формами моделирования ситуаций являются:

- Игровой формат: когда участникам предоставляю реальную проблему, связанную с делопроизводством, которую они решают в игровой форме.

- Бизнес-кейсы: предлагаю ситуации, основанные на реальных событиях, студентам необходимо принять оптимальное решение, соблюдая стандарты делопроизводства.

- Деловые игры: разыгрываются сцены переговоров, обсуждений, подписания договоров, оформления документов.

- Имитация конфликтов: учащиеся учатся разрешать конфликты, возникшие в ходе делопроизводства, находя конструктивные решения.

 

Преимущества моделирования ситуаций состоят в том, что:

1. Формируется устойчивое понимание принципов делопроизводства.

2. Вырабатывается способность к быстрому принятию решений в сложных ситуациях.

3. Развиваются лидерские качества.

4. Укрепляется психологическая устойчивость будущих специалистов.

5. Снижается стрессовая реакция при столкновении с подобными ситуациями в реальной жизни.

Приведу примеры использования моделирования в обучении делопроизводству:

1. Моделирование ситуации приема на работу нового сотрудника, сопровождающейся оформлением большого объема документов.

2. Имитация процедуры заключения договора с контрагентом, соблюдение установленных норм и правил делопроизводства.

3. Игра на выявление нарушений при ведении архива организации.

И последний метод, о котором хочу сказать сегодня— деловая игра — это метод обучения, воспроизводящий определённую производственную ситуацию в упрощённой форме. Участникам игры предоставляются роли и задачи, аналогичные тем, с которыми они столкнутся в реальной рабочей среде. Благодаря этому студенты приобретают реальный профессиональный опыт и готовы быстрее приступить к исполнению своих трудовых обязанностей.

Типичная структура деловой игры включает три этапа:

1. Подготовительный этап:

   - Ознакомление участников с темой и правилами игры.

   - Распределение ролей.

   - Изложение сценария игры.

2. Основной этап:

   - Выполнение участниками поставленных задач.

   - Взаимодействие игроков друг с другом и с внешним окружением.

   - Наблюдение и фиксация хода игры.

3. Итоговый этап:

   - Рефлексия проведённого игрового процесса.

   - Выявление сильных и слабых сторон участников.

   - Определение направлений дальнейшей работы.

 

Деловая игра способна сформировать следующие полезные навыки и компетенции:

- Знание принципов работы с официальными документами.

- Навык принятия быстрых и взвешенных решений.

- Владение процедурами регистрации, учёта и передачи документов.

- Умение соблюдать установленные сроки и требования корпоративной культуры.

- Компетенции командной работы и разрешения конфликтов.

 

Например: деловая игра, посвящённая оформлению и обработке официальной корреспонденции:

Участники: Студенты группы делопроизводителей.

Цель игры: Оформить поступившие письма, зарегистрировать их, создать сопроводительную записку и отправить документы обратно заявителям.

Ход игры:

1. Группа делится на две команды: первая команда обрабатывает входящие письма, вторая — исходящие.

2. Каждой команде выдаю пакет документов с различными проблемами и задачами.

3. Участники должны пройти процедуру регистрации документов, проверки правильности заполнения полей, отправки файлов по назначению.

4. Затем каждая команда обменивается результатами своего труда и проводит взаимную проверку.

По итогам игры оценивается правильность выполнения каждой командой задач, быстрота реакции и качество оформления документов.

Хочу отметить, что деловая игра оказывает значительное позитивное влияние на процесс обучения делопроизводству:

- Ускоряет приобретение навыков и углубляет знание материалов.

- Позволяет студентам ощутить реальную рабочую обстановку и снизить тревожность перед выходом на работу.

- Формирует инициативность и ответственность, ускоряет карьерный рост.

 

Считаю, что применение интерактивных методов и приемов при обучении делопроизводству позволяет качественно подготовить специалистов, способных оперативно и уверенно справляться с рабочими задачами, позволяют сделать обучение интересным, полезным и актуальным.

Однако, на мой взгляд, эффективное обучение делопроизводству в СПО обеспечивается сочетанием традиционных и инновационных методов, направленных на максимальное раскрытие потенциала каждого студента. Только внимательное отношение к каждому учащемуся, гибкость выбора форм и методов обучения способны обеспечить высокий уровень подготовки специалистов, востребованных рынком труда.